Hubo un tiempo en el que llegué a tener problemas serios con mi organización, tanto personal como profesional. A menudo se me escapaban tareas e incluso olvidaba alguna cita, o la recordaba en el último momento. Un día la situación se me terminó de ir de las manos. Ese día sentí que era el momento de ponerme serio con la organización de mis tareas y citas antes de verme en el INEM con un despido procedente bajo el brazo.

La solución fue doble: por un lado, centralizar absolutamente todas mis tareas en —un minuto de silencio— Wunderlist, ya luego reemplazada por Todoist. Por otro lado, usar el calendario a lo bruto. Y con el paso del tiempo, fui mejorando ambas medidas progresivamente. Pasé de anotar todas las tareas en una única bandeja de entrada, sin más, a ir ordenándolas en base a proyectos y contextos, añadiéndoles fechas límite, adjuntándoles URLs o archivos si procedía… Y con el calendario, fui puliendo un sistema pétreo y disciplinado, como un alemán en un internado.

Para personas que usan su calendario de forma natural desde hace lustros —quizás como usted, lector—, esto puede sonar a perogrullada máxima. Pero semana sí semana también me encuentro a gente que confía todo a su memoria, o se limita a anotaciones en papel, o que incluso llega a usar el calendario de su móvil o de su ordenador, pero de una forma superficial. Para ellos va este artículo: se puede ir mucho más allá.

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Calendario 101

En los ejemplos que voy a dar he usado el calendario nativo de macOS, pero prácticamente cualquier calendario tiene opciones idénticas, así que aunque uses Outlook o Google Calendar puedes aplicarlos igualmente.

1. Usa varios calendarios

Esto tiene una doble utilidad: por un lado, al asociar colores distintos a cada uno, podrás entender mejor de un vistazo qué tipo de eventos y citas tienes durante el día o la semana. En mi caso, uso el rojo para el ámbito personal, el azul para el calendario laboral, el amarillo para el familiar y el verde para los eventos deportivos que quiero ver.

Captura de mi propio calendario. Se pueden ver las citas y eventos de toda una semana, el uso de distintos calendarios, los tiempos de viaje de los eventos que lo necesitan, los cumpleaños y festivos de España…

Además, el calendario familiar (color amarillo) lo tengo compartido con mi pareja. Lo que uno añade, edita o elimina se refleja en los dispositivos del otro. Ahí es donde añado todas las citas y eventos compartidos por ambos, pero también aquellos en los que, aunque solo sean para uno de los dos, el otro debe estar informado de ello. Esto aplica sobre todo a eventos que no formen parte exactamente del día a día, sino que son un poco más excepcionales. En estos casos, ponemos el nombre de la persona ocupada al principio del nombre del evento para saber que esa cita solo afecta a esa persona.

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2. Practica el time-blocking

Este pintoresco nombre en inglés viene a significar algo simple: ¿recuerdas los horarios del colegio o la universidad, cuando cada día estaba estructurado en asignaturas o tiempo de recreo, en lugar de en un gran evento diario homogéneo? Haz lo mismo que entonces, pero con tus tareas actuales.

Detalla cada una de esas tareas y hazlas lo más pequeñas posibles, sin llegar a extremos ridículos. En esta captura he rellenado dos días imaginarios: el lunes, sin time-blocking. El martes, con él. Dos formas distintas de organizar un día. Yo tengo claro con cuál me quedo.

A un lado, jornada sin time-blocking ni uso de distintos calendarios. Al otro lado, jornada estructurada y detallada.

3. Usa tantos campos como necesites

Un evento o una cita del calendario se componen esencialmente de un título y una franja horaria. Ahora bien, en muchos eventos será muy buena idea ir bastante más allá para aprovechar sus posibilidades. Cuanto menos tengamos que confiar en nuestra memoria y menos tengamos que salir del calendario para encontrar toda la información relevante para ese evento, mejor.

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Un ejemplo con el evento de la cena. Además de indicar que el evento es una “cena” en el título, y la franja horaria esperada, también podemos añadir:

• Una invitación para la persona con la que vayamos a compartir el evento.
• La dirección donde tendrá lugar el evento (normalmente con introducir el nombre de la ciudad, el monumento, el negocio, etc, la aplicación ya será capaz de mostrarnos la dirección completa). Esto es especialmente útil porque luego con un toque podemos ver la ruta y la navegación hasta allí yendo en coche, a pie, en metro…
• El tiempo de viaje. Podemos fijar un valor concreto, o dejar que la aplicación sepa dónde estamos antes y estime ese tiempo por nosotros. De esa forma también nos avisará para que salgamos a tiempo, y “bloqueará” el tiempo anterior para que entendamos que ese tiempo estaremos en un trayecto, no libres. Para muchos eventos, donde todo ocurre en un mismo entorno o a unos pocos minutos a pie de nuestra casa, no será necesario usar este campo.
  — Otro aviso previo. Útil para eventos que queramos tener presentes con una antelación especial, como la mañana previa, el día anterior, cinco minutos antes, etc.
• Notas, URL o archivos. En este ejemplo añado la dirección a la carta del restaurante, que ya no la ofrece física, sino a través de su web.

Evento del calendario con varios campos rellenados más allá de los básicos. El principio fundamental no deja de ser que el calendario trabaje para ti ahorrándote tiempo y despistes para el futuro, no que trabajes tú para el calendario.

4. Compleméntalo con una buena gestión de tus contactos

Si tus contactos tienen el formato “nombre, apellido, número de teléfono” sin más información, no podrás sacar todo el partido al calendario, ya que la agenda de contactos y él trabajan más unidos de lo que puede parecer. Si en cambio tienen elementos como su fecha de cumpleaños y la dirección de su casa o de su trabajo, ambas aplicaciones se retroalimentarán y serán mucho más útiles.

Una tarjeta de contacto lo suficientemente completa también será útil a la hora de usar el calendario.

Por ejemplo, con la fecha de nacimiento introducida en la tarjeta de cada contacto, el calendario te avisará de su cumpleaños todos los años, indicándote también cuántos años cumple.

Y además, si introduces un nuevo evento que tiene lugar en el domicilio de un contacto o en su trabajo, solo tendrás que escribir su nombre para que la aplicación te sugiera una de esas direcciones, en lugar de tener que recordarlas o buscarlas en otro lugar.

5. Deja huecos vacíos y ten en cuenta las transiciones

Esto parece una cuestión trivial, pero lo he aprendido en los últimos meses: por un lado, es muy buena idea dejar huecos en blanco, sin nada que hacer. La organización cuadriculada es fantástica y necesaria para personas de naturaleza caótica, pero dejar espacios para la improvisación también lo es.

Algunos huecos en blanco (tantos como sea posible, tan pocos como necesites) complementan bien a esa reserva de tiempo casi total. O bien para afrontar algún imprevisto con una reserva de tiempo, o bien para simplemente improvisar, descansar y hacer de todo menos tareas productivas.

Por otro lado, también son importantes los huecos entre citas y eventos, más allá de los tiempos de viaje. Acabar una tarea de tres horas a las 13.00 h y no dejar ni cinco o diez minutos hasta empezar la próxima a veces puede ser necesario, pero planificarlo de ese modo puede ser contraproducente. Descansar esos cinco o diez minutos debe ser visto como una inversión: gracias a ellos podremos seguir rindiendo durante la próxima tarea. Sin ellos, quizás nuestro nivel de concentración y creatividad, además de las ganas de seguir trabajando, pueden bajar tanto que ya ni compense hacer esa tarea.

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6. Distingue entre citas y tareas

Es un concepto básico para comprender qué debe ir al calendario, incluso en un sistema basado en el time-blocking y qué no. Las citas y eventos son todo aquello que tenemos que hacer en un período de tiempo concreto, o bien por una necesidad externa (como una cita agendada con el dentista), o bien porque aunque solo dependa de nosotros hemos decidido bloquear ese espacio temporal para poder hacer esa tarea concreta (como terminar un informe del trabajo).

Tareas: no tienen lugar en una ventana temporal concreta, las haremos cuando podamos o queramos. Citas: no depende solo de nosotros cuándo hacerlas, no podemos hacerlas fuera de ese momento.

Algunos ejemplos más para terminar de entenderlo:

Que no te abrume esa parrilla de colores, lleva menos tiempo del que puedes creer, sobre todo una vez cuando te acostumbras a esa dinámica, y termina ahorrándote tiempo y previniendo olvidos. Si tienes alguna idea para mejorar este sistema o usas el calendario de una forma que crees mejor, me va a interesar mucho (y seguro que al resto de lectores también) que nos la cuentes en los comentarios.

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La noticia Así es como uso el calendario para organizar mi vida entera fue publicada originalmente en Xataka por Javier Lacort .