¿Qué es un Sistema de Control de Inventarios?
Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a través del cual una empresa lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de las mercancías y del flujo de información y recursos que surge a partir de esto. Al contar con un sistema para gestionar tu inventario te encontrarás con dos agentes importantes de decisión que son: la clasificación del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan importante saber qué cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados cada uno de los productos que manejan en tu empresa.
El correcto orden y administración de inventarios es uno de los principales factores que inciden en el desempeño de las empresas y en las ganancias que se obtienen. Por lo cual es de vital importancia para las compañías contar con un inventario bien administrado y controlado. El enfoque en esta área debe ser el de mantener un nivel óptimo para no generar costos innecesarios. Tener un sistema de control de inventarios eficiente es un paso importante para lograr una empresa más rentable.
La gestión de los inventarios está compuesta por el control y la planificación de los mismos, en términos generales se trata de entender tres factores importantes:
1. ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo? 2. ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor? 3. ¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?
El seguimiento y control de inventarios es una actividad medular en tu empresa ya que al tener una visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores decisiones además de reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de mercancía y por lo tanto ofrecer un mejor servicio a tu cliente. Además, el tener niveles óptimos de inventario te puede ayudar a liberar flujo de efectivo.
Indicadores del Control de Inventarios
Para comprender bien cómo se mide el control de los inventarios, es necesario que tomes en cuenta 3 indicadores importantes:
1) Stock Máximo
Es la cantidad máxima de un determinado artículo que deseas mantener en tu almacén según el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma en venderlo a tus clientes. Ciertas compañías consideran conveniente contar con un inventario grande en casos específicos como:
a) El producto es de muy alta rotación o se tiene identificada una temporalidad definida.
b) El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.
c) El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.
d) Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o materiales.
2) Stock mínimo (de seguridad)
Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, la cual, en caso de ser menor que el mínimo requerido, puede generar un problema de abastecimiento importante y pérdidas para la empresa. ¿Cuándo a una empresa le interesa mantener su nivel de inventarios bajo?
a) Cuando el tiempo de entrega por parte de tu proveedor es inmediato.
b) Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar frecuencia o cantidad.
c) Al identificar el artículo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto costo.
d) Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza con los proveedores.
e) Se especula que habrá decremento en los precios del bien.
3) Punto de re-orden
Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir el almacén contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas de abastecimiento.
¿Qué beneficios tiene para tu empresa contar con un sistema de control de inventarios?
La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las áreas operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administración, ya que cuando no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor inversión/efectivo.
Cuando la competencia es muy fuerte, las compañías no se pueden dar el lujo de tener dinero detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser incapaces de ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desa basto. El objetivo es lograr ese equilibrio entre la oferta y la demanda, así como tener confiabilidad en los tiempos de recepción de mercancía de tu proveedor como en la entrega a tus clientes.
Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas para tu compañía al brindar información trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudará a tener una mejor planeación y a tomar las decisiones pertinentes para ser más eficiente.
Algunos de los beneficios que obtendrá tu empresa al tener un sistema para controlar sus inventarios son:
• Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de venta por falta de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.
• Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera más eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el dinero no esté sentado en tu almacén sino trabajando.
• Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudará a planear mejor.
• Detectar fácilmente artículos de lento movimiento o estancados para elaborar estrategias para poder desprenderse de ellos fácilmente.
• Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de las compras de emergencia.
• Vigilar la calidad de los productos al tenerlos bien identificados y monitoreados.
• Reconocer robos y mermas.
• Liberar y optimizar el espacio en tus almacenes para incrementar la rentabilidad por metro cuadrado del mismo.
• Control de entradas, salidas y localización de la mercancía, requisición de mercancías para un manejo de tus bodegas más profesional.